Les congés d'été approchent. Il est temps d'organiser votre
absence du bureau. Faute de quoi, vous transformerez les dernières heures de
travail en sprint final sur les tâches à boucler ou à déléguer. Le compte à
rebours gagnant de Alix de Saint-Denis, coach et conseil en management chez CSP
Formation.
Gare à l'improvisation ! Rêver de ses congés
c'est bien, anticiper la vie au bureau sans sa présence c'est mieux. Et ça se
prépare très tôt. La tranquillité estivale est à ce prix, au risque sinon
d'être saisi d'angoisse sous le parasol. L'essentiel est de planifier ce qui
peut l'être avec des échéances et de faire une entière confiance à ceux qui
restent à leurs postes. Sinon, à 200 ou 1000 kms de votre havre de paix, ils
vous dérangeront. Le vacancier doit rester in-dis-po-ni-ble.
J-21 : Dégager les priorités présentes et à venir
Seul dans votre bureau, consacrez deux heures
à faire une to-do-list pour les prochaines
semaines. Quels sont les dossiers à finaliser vous-même
avant votre départ ? Quels sont ceux d'importance à confier ? Qui est compétent
et apte à vous remplacer, dans quel domaine ? Qui peut prendre des décisions
majeures ? Notez déjà des noms. Visez une délégation globale à accorder à une
personne sûre : un adjoint, un ancien dans l'entité, un pair. Prévoyez en
parallèle des délégations spécifiques, untel sur la question Y, un autre sur le
projet Z. Enfin réservez le non-urgent pour votre retour.
J-15 : Organiser de solides délégations
Il est temps de trancher si vous peinez à lâcher prise. Durant un mois,
l'activité va tourner au ralenti. Alors inutile de s'inquiéter après avoir
délégué tâches et responsabilités, les enjeux ne sont, a priori, pas cruciaux.
Puis fixez sur l'agenda des rendez-vous avec vos collaborateurs afin de leur
transmettre vos recommandations. Attention, recevoir vos futurs représentants,
expliquer, écouter, impliquer prend du temps. N'oubliez pas de communiquer les
éléments utiles à une bonne relève. Etablissez un récapitulatif écrit. Plus
vous sentirez les gens informés et concernés, plus vous serez apaisé.
J- 10 : Trier, classer, ranger
Votre bureau doit être impeccable si vous
voulez que vos collaborateurs s'y retrouvent durant votre absence. Faites des
piles, étiquetez les dossiers afin de faciliter l'identification des documents.
Et puis songez que l'un ou l'autre voudra peut-être s'isoler derrière votre
table de travail pour se concentrer durant vos congés. Une liberté qu'il est
capital d'afficher afin de montrer à tous que vous partez confiant.
J-5 : Informer ses interlocuteurs usuels
"C'est Jean qui s'occupe de la
commande... Marie assurera la coordination du dossier Z". Mieux vaut
avertir de vive voix les fournisseurs, les clients et vos collègues des
services voisins des affectations provisoires de chacun dans l'équipe ou à
côté. C'est courtois et c'est aussi une façon d'assoir la crédibilité de vos
mandataires. Rassurez vos correspondants : oui, vous reprendrez certaines
problématiques à la rentrée. Par ailleurs, interdisez-vous dorénavant de
répondre aux mails complexes sinon vous serez embarqué dans une affaire que
vous n'aurez plus le loisir de terminer. Transférez-les illico à qui de droit.
J-1 : Elaborer et enregistrer ses messages d'absence
"Bonjour... Je suis indisponible jusqu'au
15 août. Pour toute urgence vous pouvez joindre Jean O. au numéro
suivant." Informatifs, ces quelques mots laissés sur votre répondeur
téléphonique doivent être brefs. Idem pour la réponse automatique sur votre
messagerie électronique : "Absent du 1er au 25 août, pour toute urgence
veuillez contacter Marie D. à tel numéro et à telle adresse mail". Cela
prouvera que vous êtes organisé et que vous avez su passer le relai avec
efficacité. Je conseille de rajouter une phrase conviviale du style "Je
vous souhaite un bel été" ou "Bonnes vacances à tous".
J : Donner les clés et les ultimes consignes
Il est temps de confier vos clés d'armoire et
codes d'ordinateur à Jean, le remplaçant en chef. Un geste capital afin de lui
permettre d'accéder aux documents indispensables pour les projets en cours ou
ceux qui arriveront. Puis faites la tournée des "au
revoir" et assurez-vous que tout le monde a ce qu'il lui faut pour avancer
son ouvrage. Convenez avec Jean de points de contact durant l'été : "Tu
peux m'appeler ce lundi matin à 11h tapantes" ou, si les sujets sont
brûlants, "tous les lundis matins". Proposez un code en cas de pépin
: un SMS, un sonnerie à trois coups, etc. Cela vous sécurisera.
J+2 et suivants : s'en tenir aux règles fixées et... buller
Une fois à la mer ou à la
montagne, prévoyez des activités ludiques, sportives pour vous vider la tête.
Honorez les rendez-vous téléphoniques promis, relevez vos mails une fois par
jour si ça vous rassérène, puis éteignez tout. Rappelez-vous: les vraies
urgences sont dans la médecine ...
